Positie: Hotel Administratie Assistant

Deze positie is verantwoordelijk voor het verrichten van administratieve taken
voor de hotel directeur.

Voert administratieve taken uit, zoals het screenen van telefoongesprekken,
het beantwoorden en verzenden van e-mails, het initiëren en coördineren van benoemingen, vergaderingen plannen, dat wil zeggen, het beheer van zijn / haar agenda

Onderhoudt van bestanden.

Neemt notities bij vergaderingen.

Maakt kopieën van correspondentie of gedrukte materialen, zoals vereist door het hotel directeur en distribueert aan de afdelingshoofden.

Stuurt, ontvangt en distribueert e-mails en faxen als dat nodig is.

Maakt een lijst van prioriteiten van de vergaderingen, e-mails en telefoongesprekken per dag voor de Hotel directeur reviewd en reageert.

Handhaaft en informeert de Hotel directeur overuitstaande kwesties als zij zich kunnen voordoen in de gehele dag door gebruik te maken van het ticker bestand. Coördineert en organiseert vergaderingen, bereidt de agenda voor, maakt reserves en bereidt vergaderfaciliteiten voor.. Records en transcribes de notulen van de vergadering en distributeert daarvan aan de respectieve partijen / groep.

Communiceert instructies of verzoeken van de Hotel directeur aan diverse personen en / of diensten te verkrijgen of relais informatie.

Leest en routes voor inkomende e-mail. Lokaliseert en hecht de juiste bestand op correspondentie die moeten worden beantwoord door de hotel directeur. Componeert routinematig brieven en correspondentie aan de gasten van de hotel directeur.

Recenceert de aandacht voor detail kaarten en stuurt de gasten passende brief / correspondentie.

Verricht onderzoek, en compileert informatie verslagen op te stellen voor herziening door de Hotel directeur.

Herzied het commentaar van de gasten en beoordeeld verslagen. Compiles analyse en rapportage voor vergaderingen.

Sollicitatie vereisten:

Uitstekende communicatieve vaardigheden, het vermogen tot tactvol en effectief met gasten te communiceren , voorziet afdelingshoofden en problemen op te lossen en onderhandelt resoluties.

Praktische kennis van computers, internet toegang, en het vermogen om te navigeren binnen een aantal software pakketten, zoals Excel, Word en Adobe Page Maker of aanverwante programma's.

Afronding van de middelbare school of GED vereist; universitaire graad heeft voorkeur.